Вы здесь

10 бизнес-возможностей кассового аппарата, о которых Вы не знали

Все большее количество предпринимателей, в т.ч. работающих в торговле, переходят на использование РРО - кассовых аппаратов или фискальных регистраторов. У многих это вызывает сопротивление: мол, это лишние затраты на покупку кассы, организационные хлопоты и т.д.

Между тем, использование кассового аппарата, в сравнении с записью продаж в кассовую книгу, дает большое количество новых возможностей, о которых предприниматели не подозревали или не задумывались.

Лирическое отступление: Кассовый аппарат был изобретен именно предпринимателем, а вовсе не контролирующим органом: ресторатор Джеймс Ритти был обеспокоен тем, что его популярное заведение приносило подозрительно мало прибыли. Он изобрел устройство, на котором персонал должен был фиксировать продажи, без возможности удаления или исправления. После такого нововведения доходы его ресторана значительно увеличились: бармены потеряли возможность присваивать деньги, к тому же, в заведение хлынули посетители поглазеть на новинку.

1.      Учет выручки и контроль движения денег

Любое движение денег: получение оплаты за товар, возврат денег при возврате товара, пополнение кассы (например, мелкими деньгами для размена) или напротив, их изъятие для собственных нужд, что распространено у ФОП – все оформляется через кассовый аппарат.  Поэтому в любой момент времени, сняв простой отчет, вы сможете точно узнать, какой точный выторг за день, какая сумма денег находится в кассе, сколько денег взято из кассы на служебные нужды и пр.

2.      Контроль остатков товаров

В кассовом аппарате есть функция контроля остатков товаров. Если в начале работы завести фактическое количество товаров на складе или в торговом зале, то при проведении продаж количество проданных товаров будет вычитаться из начального количества - и вы в каждый момент времени можете узнать, сколько товаров должно остаться. Снятие отчета по остаткам товарам – простейшая и быстрая операция. Такой отчет можно напечатать на кассовой ленте или выгрузить на компьютер, к примеру, в Excel или 1С.

3.      Инвентаризация

С кассовым аппаратом инвентаризация проводится быстро и просто. Вы просто снимаете с аппарата отчет по товарным остаткам и сверяете с фактическими остатками на полке.  Снять отчет по остаткам можно по всему магазину в целом, по товарной группе, по конкретному товару и т.д., за считанные секунды. Оперативную сверку остатков можно провести в любой момент.

4.      Планирование закупок

Регистрация всех операций дает бесценную статистику для анализа продаж и необходимых закупок. «Спросите» кассовый аппарат, сколько бутылок кефира продается в день -  он даст быстрый и точный ответ.

Теперь при закупке товаров для пополнения полки вы будете опираться не на домыслы продавца типа «Привези мне еще песочного печенья, его хорошо берут», не на свою интуицию или ручные подсчеты, а на четкую статистику и конкретные цифры. 

5.      Анализ продаж и бизнес-аналитика

Передайте данные о продажах с кассового аппарата на компьютер – и вы получите совсем другой уровень возможностей для анализа и управления продажами: путем простых манипуляций с Excel Вы сможете узнать:

·         Какие товары вам приносят больше прибыли

·         На чем вы теряете, а где есть потенциал

·         Какой товар залежался. Как быстро «оборачивается» ваш склад

·         Сколько денег вам понадобится для закупок в следующем месяце

·         Вы сможете оценить, как меняется структура продаж по дням недели, какие товары больше покупают в выходные, а какие – по понедельникам, и т.д.

Словом, Вы сможете приблизиться к тому, что крупные розничные сети называют «категорийным менеджментом». А исходные данные вам за секунды даст кассовый аппарат.

6.      Контроль добросовестности продавцов

Когда каждая операция проводится через кассу, а у владельца есть в любой момент времени информация о том, какими должны быть реальные остатки товаров, то у продавца нет возможности присвоить выручку, продать товар по другой цене или продать «левый» товар, купленный у своего поставщика.  Недобросовестность продавца легко обнаруживается и пресекается.

7.      Быстрая переоценка товаров

Если вам приходилось делать покупки в магазинах без кассового аппарата за последние полгода, вы наверняка видели печальную картину. Продавец лезет в тетрадку и пересматривает записи, чтобы назвать вам цену: в условиях нестабильности гривны цены на товары могут меняться несколько раз в день. Переоценка может занимать часы и даже дни. Если же в магазине установлен  кассовый аппарат, все становится проще: владелец магазина меняет цены в одном файле Excel (например, умножая их на коэффициент) и дистанционно программирует кассовый аппарат – процесс занимает считанные минуты. При проведении продажи товара аппарат посчитает актуальную цену.

8.      Упрощение отчетности перед налоговой

Еще недавно каждый кассовый аппарат должен был печатать чеки в 2 экземплярах: один выдавался покупателю, а другой, называемый контрольной лентой, печатался внутри аппарата, передавался в бухгалтерию, которая носила отчеты в налоговую, а потом хранила ту ленту 3 года. Современные аппараты имеют электронную контрольную ленту: копии чеков печатать и хранить не нужно. Достаточно в конце дня напечатать один чек - так называемый Z-отчет, а отчетные данные передаются в налоговую самостоятельно, через Интернет. Правда, хранение и обработка данных (так называемый эквайринг), а также услуги связи – не бесплатные (около 30 грн/мес. за эквайринг + затраты на Интернет), но это все ж дешевле и удобнее, чем десятки рулонов чековой ленты.

9.      Дисконтная система

Кассовый аппарат можно запрограммировать на прием разных типов оплат: от наличных и платежных карт и бонусов, купонов, жетонов, комбинации всех этих вариантов и пр. Это позволяет создать для клиентов магазина систему лояльности – то, что невозможно реализовать с «тетрадным» учетом.

10. Удаленное управление несколькими магазинами сразу: кассовый сервер

Некоторые модели кассовых аппаратов, например, Datecs NEON W, могут быть объединены в единую сеть с помощью кассового сервера.  Это позволяет дистанционно управлять целой сетью торговых точек, например:

·         Программировать все кассовые аппараты сразу.

·         Удаленно проводить переоценку товаров в отдельных магазинах или всей сети.

·         Получать подробную статистику о выторге по магазину, сети, товарной категории и пр., по времени

·         В любой момент времени знать о складских остатках в каждом магазине, чтобы планировать логистику и закупки.

·         Контролировать продавцов

·         Делать все это в режиме on-line и т.д.

Читать подробнее о Кассовом сервере >>

Примечание: любой из описанных отчетов можно получить удобным для вас способом:

·         Напечатать прямо на кассовом аппарате, на чековой ленте

·         Передать данные на ПК или ноутбук

·         Просмотреть online через сервер удаленного доступа (при наличии кассового сервера)

Вместо заключения

Мы не агитируем за использование кассовых аппаратов (хотя и это имеет смысл), но мы однозначно за автоматизацию бизнеса. Реалии современного бизнеса таковы, что при прочих равных выигрывает тот, что сможет лучше организовать свои бизнес-процессы: быстрее, дешевле, точнее. А это невозможно без грамотной автоматизации и опоры на конкретные цифры.