Деление ассортимента: главное – в деталях

В современной логистической литературе и периодических изданиях неоднократно освещалась методика проведения АВС-анализа как одного из наиболее доступных, простых и в то же время эффективных методов принятия решений в управлении ассортиментом торговой или производственной компании.

Тем не менее, на практике возникает множество вопросов и нюансов, от которых принципиально зависит результат всей работы. Могу поделиться описанием прикладной схемы, которую мог бы применить практикующий логист для получения достоверного результата при принятии решений в сфере управления товарным запасом. Такой подход неоднократно был применен на практике и всегда давал положительные результаты.

Многие компании, различные по масштабу и работающие в разных сферах бизнеса, имеют ряд общих особенностей товарного ассортимента, таких как:

• большое количество товарных позиций. Например, для компаний-поставщиков строительного рынка ассортимент может составлять от 1000 до 100 000 позиций;
• присутствие в ассортименте четко выраженных групп товаров, различных по свойствам и сфере применения в рамках одного рынка;
• разделение ассортимента на регулярно пользующиеся спросом товары и поставляемые для конкретного проекта и/или заказчика.

Есть у каждой компании и так называемые «складские» позиции, но не составлен либо не обоснован их список. Как правило, первоначальное выделение таких товаров происходит на основе опыта и интуиции менеджеров по продажам (или технических специалистов), а также анализа рынка и прогнозов. Но рано или поздно топ-менеджмент приходит к пониманию, что эффективно использовать оборотные средства фирмы без аналитически обоснованного деления ассортимента невозможно. От своевременности принятия такого решения зависит предотвращение кризиса в сфере управления запасами.

Здесь самое время вспомнить о возможностях АВС-анализа. Он может применяться для ранжирования различных совокупностей данных по определенным параметрам. В частности, для определения степени привлекательности поставщиков, важности клиентов, дебиторской задолженности и т.д. Но именно для управления ассортиментом фирмы этот метод используется чаще всего.

Общая методика проведения АВС-анализа хорошо известна, с ней можно ознакомиться практически в любом учебнике по логистике. Но успешное применение метода на практике и достижение высокого качества его результатов требует соблюдения целого ряда условий, которые частично зависят от специфики фирмы, рынка и региона. Хотя важнейшее условие для всех – качество информации, ее достоверность и упорядоченность. Только имея полное представление о сути товара, подлежащего анализу, можно правильно интерпретировать полученный результат и принять верное решение о методах управления его запасом.

Поэтапно

Ранжирование товаров по методике АВС происходит в несколько этапов. И ни один из них не выполняется чисто автоматически – всякий раз нужно провести определенную подготовку.

1. Определение объекта анализа. Обычно это список определенных товарных позиций. И здесь есть свои правила. Во-первых, не стоит смешивать в одном списке группы товаров, имеющие различный порядок стоимости и сроки поставки, принадлежащие к разным сегментам рынка или кардинально отличающиеся по другим параметрам – их лучше объединить в самостоятельные группы и проводить анализ в каждой из них.

Во-вторых, еще до начала анализа следует исключить из списка позиции, по которым в силу каких-то причин (по техническим условиям, согласно стратегическим планам или маркетинговым прогнозам) заведомо не будет поддерживаться товарный запас. Если этого не сделать, в группы А и В могут попасть товары, которые пользовались спросом в предыдущем периоде, но спрогнозировать объем продаж в будущем невозможно (например, которые поставлялись под конкретные проекты, специальные предложения, акционные и промо- партии и т.д.) Удаляются из списка и товары, производство и продажи которых прекращены на момент анализа или будут прекращены в ближайшее время, но при этом не имеют аналога или не будут заменены точно такими же, но с другим наименованием или кодом.

На практике часто бывает, что товар, который снят с производства и в будущем будет снят с реализации, имеет заменитель, и приход этого «новичка» происходит не по принципу FIFO. Тогда на складах компании и в продаже могут присутствовать одновременно оба продукта – старый вариант и новый. Более того, иногда могут реализовываться несколько абсолютно одинаковых товаров под разными наименованиями и кодами. Их все следует объединить в одном условном товаре (лучше новом варианте, так как, вероятно, именно он будет присутствовать на складах в будущем).

Бывает и так, что один и тот же товар поступает на склад и числится в информационной системе в различных упаковках (расфасовках). Но стоит ли в этом случае объединять все разновидности, решается отдельно в каждом случае. Очевидно, стоит лишь тогда, когда товар из разных упаковок реализуется поштучно.

Но старайтесь не увлекаться и не сокращать список анализируемых товаров чрезмерно –  это может обернуться потерей точности при установлении границ групп.

2. Определение параметров, которые будут использованы для ранжирования. Это может быть один параметр, однозначно определяющий принадлежность товара к группе, или несколько.

Рассмотрим основные параметры, по которым может быть проведен АВС-анализ (Таблица 1). Они вполне прозрачны, соответствующие данные можно легко получить из информационной системы компании (например, «1С:Предприятие»).

Таблица 1. Параметры АВС-анализа для товара

Стоит отметить, что на практике цена товара не может употребляться как параметр в АВС-анализе, так как она не является непосредственным индикатором влияния конкретного товара на результат деятельности. Цену можно использовать только в сочетании с физическим объемом реализации для определения объема реализации в денежном выражении.

3. Получение данных из информационной системы предприятия. На практике бывает достаточно сложно получить необходимые для АВС-анализа данные. Для того, чтобы результат был максимально точным и действительно мог стать основой для принятия решений, информация должна быть, прежде всего, достоверной. Необходимо учесть все особенности товародвижения фирмы – различные склады, наличные и безналичные продажи, внутренние перемещения, списания и т.д. Все данные должны быть сведены в одну таблицу, и при этом учтены все реальные продажи и перемещения товара, которые приравниваются к продажам.

Кроме того, должна быть собрана максимально возможная статистика (история продаж). Следует выбрать наиболее продолжительный период, в котором нежелательно присутствие серьезных колебаний (таких как начальных период деятельности, глубокая реорганизация или кризис компании). Это может быть, например, 12 полных последних месяцев работы фирмы.

В системе «1С:Предприятие» один из самых полных источников данных – стандартный отчет «Обороты» с детализацией по товарам и документам. При необходимости можно детализировать этот отчет и по поставщикам или покупателям и получить данные по таким параметрам:

• объем продаж за период в денежном выражении;
• объем продаж за период в натуральном выражении;
• частота отгрузок каждого товара за период (количество документов, в которых фигурирует каждая товарная позиция).

Этих параметров вполне достаточно для проведения АВС-анализа и получения качественных достоверных результатов.

4. Обработка данных, присвоение товарным позициям групп А, В или С. После получения исходных данных необходимо провести их первоначальную подготовку к анализу. Основные моменты были рассмотрены на этапе определения объекта анализа, поэтому нужно только привести полученную информацию в соответствие с этим объектом.

1. Исключить из анализируемого списка позиции, по которым заведомо не будет поддерживаться товарный запас.
2. Объединить товары, снятые с производства (и в будущем с реализации) и их более новые аналоги в одном условном товаре.
3. Учесть различные упаковки одного и того же товара.

Далее все действия с подготовленной таблицей проводятся в соответствии с общеизвестным алгоритмом АВС-анализа:

1. Вся номенклатура товара располагается в порядке убывания значения анализируемого параметра. Первым будет товар с наибольшим показателем, последним – с наименьшим.
2. Вычисляется доля (в процентах) каждого товара в общей сумме.
3. Вычисляется кумулятивная сумма процентов участия каждого товара в общем результате, то есть к каждому последующему значению прибавляется предыдущее. В итоге имеем ряд нарастающих значений, последнее из которых будет равняться 100%.
4. Для определения границ групп можно воспользоваться кривой Лоренца, общий вид которой представлен на Рис. 1.

Рис 1. Определение границ групп А, В и С с помощью кривой Лоренца

Кривая Лоренца строится по значения кумулятивной суммы процентов участия каждого товара в общем результате. Для определения границы групп А и В крайние значения на этой кривой соединяются прямой линией. Затем параллельно ей проводится касательная к кривой. Точка касания и будет границей групп А и В. Таким же образом определяется граница групп В и С, с той разницей, что началом прямой станет граница групп А и В.

На практике границы групп могут определяться и без кривой Лоренца. Исходя из того, что группы А, В и С соответственно имеют вклад в общий результат, например, 50%, 30% и 20%, аналитик может установить их границы на основе экспертной оценки.

5. Завершением процесса АВС-анализа является интерпретация полученного результата и принятие решения о методах управления товарным запасом по каждой группе.

В общем случае можно принять такой подход к товарным группам:

• группе А, составляющей условно 5–10% ассортиментных позиций и обеспечивающей 70–80% товарооборота, уделяется наиболее пристальное внимание при контроле товарного запаса. Проводится регулярный мониторинг с частотой в несколько раз меньше срока поставки товара (это дает возможность реагировать на резкие скачки спроса). Отсутствие товара на складе недопустимо, так как приводит к серьезным потерям в продажах, недополучению прибыли и даже к потере клиентов. Поскольку товары в группе А являются высоколиквидными, рост уровня и превышение нормативов товарных запасов допустимы в тех пределах, пока не влияет негативно на финансовые показатели компании;
• для группы B (15–20% ассортиментных позиций и 15–20% товарооборота) надо придерживаться необходимого минимального уровня товарного запаса. Отсутствие товара на складе нежелательно, но и не приводит к серьезным потерям в продажах. Однако регулярное отсутствие товара группы B также приведет к негативным последствиям;
• для группы С (70-80% ассортимента и 5–10% товарооборота) может существовать два варианта решения:
• Отказ от поддержки товарного запаса на складе и организация поставок «под заказ». Такое решение оправдано при низкой ликвидности товара, если есть возможность доставить его в допустимые для покупателя сроки. Благодаря этому можно снизить вероятность замораживания оборотных средств в низколиквидных  запасах.
• Поддержка товарного запаса в минимальных объемах – имеет смысл при невозможности гарантировать доставку товара в приемлемые сроки или при технологической взаимосвязи товара из группы С с товарами группы А (в этом случае можно искусственно перенести товар в группу В).

Но затоваривание склада группой С ведет к образованию «неликвидов» и, как правило, очень тяжелым финансовым последствиям для фирмы, так как в низколиквидном товар замораживаются оборотные средства, выводятся из обращения складские площади, требуются средства на утилизацию просроченного товара и т.д.

Теперь можно работать!

Итак, пройдя все этапы АВС-анализа, логист имеет на руках структурированный ассортимент продукции фирмы. Само по себе это не может решить всех проблем управления товарным запасом, но, тем не менее, позволит существенно сэкономить время и средства и сфокусироваться на наиболее важных (для рынка и компании) товарных позициях. Серьезными дополнениями к АВС-анализу могут послужить:

• XYZ-анализ, основанный на исследовании коэффициента вариации,
• АВС-анализ по двум (или более) параметрам,
• экспертный анализ ассортимента техническими специалистами компании, что является крайне актуальным, например, для рынка высокотехнологичного оборудования, строительного рынка, и других направлений, в которых высока проектная составляющая.